威尼斯569vip游戏下载全宗介绍

一、学校档案工作概况

学校档案工作始于2003年，各部门、校区分工归口管理自己的档案。2004年正式成立学校档案室，主要收集保管院值行政部门的文书档案。2012年随着学校组织机构的合并与调整，逐步将教学、科研、基建、设备、实物等档案收归档案室实行集中统一管理。档案室隶属学校办公室，由一位副校长分管，校办副主任直接领导，近年来，在学校党政领导的支持下，档案工作已纳入学校建设和发展议事日程，2012年5月成立了学校档案工作领导小组，2016年12月又对领导小组成员进行了调整。目前，档案室有专职档案人员2人，全校各部门分管档案工作的领导有34人，兼职档案员有43人。已建成了以档案室为中心的全校档案工作管理网络，明确了各自的岗位职责。

档案室从成立之初历经多次搬迁，从最初的用房仅50㎡，办公、库房、阅档间共用,到2012年档案用房调整为150㎡，其中库房98㎡，存放档案沿用五节铁皮柜，2018年购置一台防磁柜，2019年在OA协同办公系统下开发了档案管理系统。发展到2022年，档案室整体搬迁至现址，档案用房面积为343㎡（其中办公、阅览70㎡，库房273㎡），淘汰全部五节铁皮柜，配备了14列70组密集柜，6列45组实物柜等，基本做到了办公、阅档与库房三分开。

档案室集中管理十大门类档案，共藏档案8千余卷，建立了各类档案的案卷目录。编研资料主要有学校《组织机构沿革及干部任免情况汇编》、《大事记》、《全宗介绍》等。库藏档案年查、借阅100多人（次）、200多卷（件）。

二、档案成分

1、党群、行政类档案

党群、行政类档案是学校档案全宗的核心部分，凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党群、行政类档案，它反映了学校党政部门职能活动的全过程，对学校和社会当前与长远具有重要的参考作用。党群类包括党务综合、纪检监察、组织、宣传教育、统战、工会、共青团七项。行政类包括行政综合、人事（部分）、审计、武装保卫、后勤、图书文博六项。自2003-2021年，库藏党群1572卷、行政类档案1272卷。

2、教学类档案

教学类档案是学校档案全宗的主体，是学校在教育教学、学生管理、招生就业等活动中产生的具有参考使用价值的文字、图表、音像材料，它是学校全部档案的重要组成部分，真实的记录了学校教学工作的内容、方法、途径和效果。自2003―2021年，库藏教学档案4514卷。

3、科研类档案

科研类档案是在科学研究、科研组织管理等活动中形成的具有保存价值的图纸、照片及文字材料，主要有科研的准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段的科研材料。自2004―2021年，库藏档案312卷。

4、财会类档案

财会档案是一种专业性较强的档案，也是学校档案全宗的重要组成部分，主要包括学校各种独立核算单位的帐本、凭证、工资册、会计报表等。（财务部自存）

5、基建类档案

基本建设档案记载着威尼斯官网成立以来基本工程的前期勘探、工程招投标、土建施工、设施安装等全部工程建设情况，是学校档案的重要组成部分。

自2002―2021年，库藏档案220卷。

6、仪器设备类档案

主要是威尼斯官网五万元以上仪器、设备的相关资料。自2004―2021年，库藏档案57卷。

7、出版类档案

主要是学校编辑出版的《威尼斯569vip游戏下载院报》、《威尼斯569vip游戏下载学报》、《扬帆文学》刊物的正本。自2007―2016年，馆藏档案26卷。

8外事类档案

主要是上级、学校有关外事工作的请示、批复、通知、决定、办法、报告等文件，学校涉外管理办法、规定，外事工作计划、总结，建立友好校际关系、校际合作、交流协议、备忘录、合作项目等材料，教师、学生出国进修、留学材料等。自2006-2022年共36卷。

8、声像类档案

声像类档案主要包括重要会议、重大活动、开学典礼和毕业典礼、学生军训、毕业生合影、校园活动、外事活动、校园风光、运动会、文艺演出等照片和相关的文字说明。自2003―2021年，库藏照片441张。

9、实物类档案

截止2022年，由各单位归档的奖状、证书、锦旗、奖牌、等280余件。

10、人物档案

主要是在国家、学校的建设与发展中取得卓越成绩与做出突出贡献的人员的著作、论文、获奖证书、聘书、任命书等。自2002-2021年共藏98件。

11、资料

档案室于2012年还接收了2008年的高职高专教学水平评估材料1003盒，2017年本科教学工作合格评估资料65盒；共计1068盒。

三、档案的分类、编号方法

威尼斯官网各类档案的分类编目方法，主要是参照《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》而编制，设有二级类目。

1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据威尼斯官网档案产生的领域范畴，结合其记述的内容性质用汉语拼音代替。党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科研（KY）、基建（JJ）、设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）财会（CK）、声像（SX）、实物（SW）、人物（RW）档案资料（ZL）。

2、二级类目的设置是根据威尼斯官网档案工作情况而对一级类目的细分。各类档案的二级类目均把管理性材料列到专业性材料之前，即在第一类均设综合类。

3、档号的编制及标识

档号是存取档案的代号，排架的依据，反映了威尼斯官网档案的分类体系和存放位置。

（1）档号的结构：档号＝年度号＋分类号＋案卷号

年度号是由四位阿拉伯数字组成。分类号包括一级类目和二级类目，学籍管理类和毕业生类需要扩展到三级类目。

（2）档号的标识：档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。

四、档案检索工具

收集保存档案的根本目的是为了提供利用，而查找档案必须借助检索工具，我们根据学校各类档案的特点，编制了方便实用的各类档案案卷目录。

五、档案管理制度

为了加强威尼斯官网档案管理工作，使其有效地为威尼斯官网教学，科研和各项工作服务，我们根据有关档案法律法规，结合威尼斯官网实际，制定了《威尼斯569vip游戏下载档案管理办法》、《威尼斯569vip游戏下载各类档案工作规范》、《威尼斯569vip游戏下载岗位责任制》、《威尼斯569vip游戏下载档案收集、保管、利用制度》等规章制度。

档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。为成为学校和社会有效服务的现代化档案信息中心，档案室将继续坚持以收集为基础，利用为目的，服务为根本的宗旨，不断地丰富库藏，拓展服务功能，努力为学校与社会服务。