威尼斯569vip游戏下载档案管理办法(修订)
第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(2008年教育部令第27号),结合威尼斯官网实际,修订本办法。
第二条 本办法所称的档案,是指威尼斯官网从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对师生员工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶,是各项工作的真实记录,是重要的信息资源和历史凭证,是学校的宝贵财富。学校的档案工作必须坚持“依法治档”、“部门立卷归档”、“实行集中统一管理”的原则,按照《高等学校档案管理办法》执行,确保档案的完整、准确、系统、安全,以便开发利用。
第四条 档案工作是学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平高低的一个重要尺度。各单位必须加强对档案工作的领导和管理,文件材料的形成、积累、整理、归档工作要列入各部门工作目标和有关人员工作职责,严格实行各单位、各部门和课题组立卷归档制度,做到“三纳入”、“四同步”:纳入学校规划和计划,纳入管理制度,纳入有关人员职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 档案管理机构及其职责
第五条 学校档案工作由校长统一领导,由分管档案工作的校领导协助校长负责,并接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。档案工作贯彻统一领导、分级管理、集中保管的原则,实行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度,确保档案的完整、准确、系统与安全,便于保存利用。
第六条 学校设立档案工作委员会,具体负责组织、协调、研究、解决档案工作中的重大问题。
委员会由校长、分管领导和各有关单位负责人组成,校长任主任,分管校领导任副主任,各有关单位负责人任委员,委员会下设办公室,办公室设在综合档案室。
第七条 学校综合档案室是威尼斯官网档案管理机构,是永久保存和提供利用学校档案的专门机构。
学校综合档案室的管理职责是:
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
(二)拟订学校档案工作规章制度和工作计划,并负责贯彻落实;
(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
(四)编制检索工具,开发档案信息资源;
(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
(六)开展档案的开放和利用工作;
(七)开展学校档案工作人员的业务培训;
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
(九)开展档案学术研究和交流活动;
(十)完成学校交办的其他工作。
第八条 各单位有一名负责人分管本单位的档案工作,明确档案工作岗位,实行兼职档案员或专职档案员的岗位配置,负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷等工作。按照《威尼斯569vip游戏下载档案实体分类法》、《威尼斯569vip游戏下载档案工作规范及保管期限表》的要求,完整、规范、按时完成归档工作。
对数量较多、利用频繁且具有一定独立性的档案,经综合档案室同意,可根据需要设立分室进行管理。档案分室由所在部门配员负责管理,并定期向综合档案室移交档案。
第九条 档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和现代化管理技能。
第十条 档案机构中的专职档案工作人员,实行档案专业技术职务聘任制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第三章 文件材料的形成和归档
第十一条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门兼职档案人员应按工作程序,对文件材料进行收集。工作结束时,按归档要求进行整理、立卷,经部门负责人审查合格后归档。
第十二条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按规定向各部门兼职档案人员移交,任何个人不得据为己有。各单位必须按照规定,定期向学校综合档案室移交档案,不得以任何借口拖延或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校综合档案室通过征集、代管等多种形式进行管理。
第十三条 举办重大经济、政治、科学、文化、教育、体育、民族、宗教等活动,主办单位应当事前通知综合档案室。主办或者承办单位应当收集和保护活动中形成的档案。学校宣传部应当妥善保管活动中通过摄影、录像、录音等方式形成的电子档案,并在活动结束后三个月内向综合档案室移交。
第十四条 文件材料的归档范围
(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
(三)学生类:主要包括学校培养学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
(五)科研类:主要包括学校在科研工作管理和实践活动中形成的文件材料。
(六)基本建设类:主要包括学校在基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文
件材料、样品或者样品照片、录像等。
(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物。
(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学及管理外国专家、教师等的材料;学校授予境外人士名誉职务、称号等的材料。
(十一)财会类:主要包括学校在财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
(十二)声像类:学校重要活动、上级领导来校视察、重要兄弟单位来校参观访问、学校党务、行政、教学、科研、外事等重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动的照片、录音录像、影片及有关文字材料。
(十三)人物类:学校副教授(含其他副高级专业技术职务)以上教职工在教学、科研、管理工作和社会活动中形成的学术论著、教材、荣誉证件、生平事迹、笔记、晋升及评价等有关文件材料,以个人为单位建档。
(十四)实物类:上级颁发给学校的奖状、奖旗、证书、证章、光荣册,重要纪念品、礼品和科研样品、试制产品等实物。
以上各类档案(除财会类)均按《威尼斯569vip游戏下载档案实体分类法》、《威尼斯569vip游戏下载档案工作规范及保管期限表》执行。财会类档案按照中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》执行。
第十五条 归档要求
(一)以上除学生类档案,凡第一条至第十四条规定范围以内的文件材料,实行由文件材料形成部门和科研课题组立卷、主管业务部门统一归档的制度。学生类个人档案材料,由各单位、各部门根据实际情况,自行整理、保管;
(二)学校各单位、各部门均为立卷单位,分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理组卷,并编写页号,填写、制作卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明保管期限;
(三)归档的文件材料应格式统一,质地优良,书绘工整,声像清晰,符合规范和标准的要求。禁用字迹不牢固的书写工具;
(四)文件材料由兼职档案人员整理、立卷,将立卷归档的案卷,经本部门负责人审查签字后,拟制移交清单,向学校综合档案室移交归档;
(五)凡由几个部门合作完成的项目,由主办部门立卷保存一套完整的档案副本,协作单位保存与自己承担任务有关的档案副本;档案正本移交学校综合档案室;
(六)凡原始资料、各种重要手稿、文件正本一般归档一份,重要的利用频繁的材料可另外复制副本,随正本(或手稿)一同归档,供日常借阅,以便保护原件。
第十六条 归档时间和手续
(一)党政部门在次年五月底前归档;
(二)教学部门和教辅部门应在一个学年结束后,当年十一月底前归档;
(三)科研和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档;基建项目除一些特殊的材料按国家规定时间归档外,均在竣工验收完毕三个月内归档;设备档案要在设备验收完毕投入使用后两个月内归档;声像档案在完成制作后三个月内归档;实物档案在收集后三个月内归档;
(四)接收档案必须履行手续,填写移交目录,一式两份,写明文件标题,卷内文件页数,文件数量,移交时间,交接双方要签名盖章。
第四章 档案的管理
第十七条 综合档案室接收档案时,要依据移交目录仔细核对。按照《威尼斯569vip游戏下载档案实体分类法》,进行统一分类、登记、编目、排列。
第十八条 档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡是绝密档案单独登记、保管;对一定时期内不宜公开交流的科技档案材料,亦按绝密档案管理。
第十九条 已归档的档案材料,需要补充、更改时,必须由有关部门的负责人审核签署意见,同意后,方可补充、修改,同时向综合档案室归档。
第二十条 定期检查档案情况,年度结束前全面清点,发现破损、变质的档案,及时修补和复制,并作好记录。
第二十一条 部门撤销、合并或专(兼)职档案人员调动时,必须办理档案和文件材料的交接手续,不得私自带走或销毁。
第二十二条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并编制档案工作基本情况统计表。
第二十三条 做好档案管理的各项基础工作和档案管理的信息化建设工作,逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。
第二十四条 档案库房要符合档案保管的要求,做好防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁等工作,完善安全设施和应急措施。
第二十五条 学校应设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案室建设,保障档案信息化建设与校园数字化建设同步进行 。
第五章 档案的利用
第二十六条 综合档案室工作人员要熟悉馆藏,积极发挥档案的信息功能,提高档案利用率。
第二十七条 学校馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除未解密或需要控制使用的部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放。
第二十八条 凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。
综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖威尼斯569vip游戏下载综合档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收取费用。
第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经综合档案室负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者当事人同意,必要时报请校长审查批准。
提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经综合档案室负责人批准。
第三十条 综合档案室应当设立专门的阅览室,供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续,遵守保密制度,主动提供档案检索工具,热情为查阅利用者服务。
第三十一条 根据学校和社会发展需要,积极开展档案的编研工作;采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。
第六章 考核、奖励和处罚
第三十二条 学校建立档案工作检查、考核制度,按档案工作目标管理责任制和检查评比条例考核。
第三十三条 对在档案工作中做出贡献的单位或个人,给予表彰与奖励:
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;
(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校综合档案室的;
(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。
第三十四条 根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定,有下列行为之一的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
(六)其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第三十五条 本办法由学校综合档案室负责解释。
第三十六条 本办法自发布之日起执行。院字〔2012〕29号《威尼斯569vip游戏下载档案管理办法》同时废止。
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2016年12月12日